Vedtægter Guldager Sognearkiv
Navn, hjemsted og arbejdsområde:
§ 01: Guldager Sognearkiv er en selvejende institution, dets hjemsted og arbejdsområde er Guldager Sogn i Esbjerg kommune.
Formål:
§ 02: Arkivets formål er at:
indsamle, registrere og bevare arkivalier, billeder, billed- og lydoptagelser, trykt materiale og andre data uanset medium af ikke-statslig proveniens med tilknytning til Guldager Sogn, dets borgere, foreninger, virksomhedere og institutioner i fortid og nutid og at:
stille det indsamlede materiale til rådighed for offentligheden efter de gældende regler for tilgængelighed, og gennem udadvendty virksomhed at fremme kendskabet til og styrke interessen for Guldager Sogns historie.
§ 03: Det indsamlede materiale betragtes som offentlig eje, og dets forbliven som sådant garanteres.
§ 04: Guldager Sognearkiv er medlem af Ribe Amts Lokalarkiver (RAL) og Sammenslutningen af Lokalarkiver (SLA). Guldager Sognearkiv deltager i lokale, amtslige og landsdækkende fælles registreringer, der er arrangeret eller godlkendt af SLA eller RAL.
I øvrigt samarbejder Guldager Sognearkiv med andre arkiver og beslægtede institutioner og kan afstemme sin arbejdsplan herefter.
Styrelse:
§ 05: Guldager Sognearkiv forestås af en styrelse på fem medlemmer, heraf udpeger Guldager Borgerforening to medlemmer. Styrelsen er selvsupplerende. Nye medlemmer udpeges ved flertalsbeslutning.
Styrelsen konstituerer sig hvert år og fastlægger i øvrigt selv sin forretningsorden. Der føres protokol over møderne. Formanden og kassereren i forening tegner Guldager Sognearkiv.
I øvrigt kan styrelsen nedsætte arbejdsgrupper.
§ 06: Styrelsen udpeger en arkivleder, der er ansvarlig for arkivets drift, samlingernes tilstand og deres benyttelse i henhold til SLA’s standardinstruks for arkivledere.
Endvidere udpeger styrelsen en person, der repræsenterer sognearkivet i Esbjerg Kommunes Arkivudvalg.
§ 07: Styrelsen påser og har ansvar for, at arkivets samlinger opbevares betryggende, er forsvarligt registreret og at de er offentligt tilgængelige med fast åbningstid, dog således at SLA’s tilgængelighedsregler respekteres.
§ 08: Arkivalier med særligt følsomme oplysninger (personsager og lignende), som er utilgængelige en vis periode, opbevares i Esbjerg Byhistoriske Arkiv, indtil tilgængelighedsfristen er udløbet.
Arbejdsplan:
§ 09: Styrelsen er ansvarlig for udarbejdelse af en arbejdsplan og et budget og overholdelsen heraf.
Økonomi:
§ 10: Guldager Sognearkiv etableres og drives for midler tilvejebragt gennem tilskud fra det offentlige, institutioner, virksomheder, foreninger og private.
§ 11: Penge, som arkivet råder over, skal indestå på en for arkivet oprettet konto i et pengeinstitut.
§ 12: Arkivets regnskab revideres af to personer, son styrelsen udpeger uden for sin kreds.
Årsberetning og regnskab:
§ 13: Årsberetningen og det reviderede regnskab indsendes til Esbjerg kommune til godkendelse samt til de øvrige tilskudsgivere.
§ 14: Er der ikke grundlag for arkivets drift eller skulle Guldager Sognearkiv af en eller anden grund ophøre, skal samlingerne deponeres på Esbjerg Byhistoriske Arkiv, så deres forbliven i offentlig eje og deres offentlige tilgængelighed er garanteret, indtil der atter er grundlag for et sognearkiv i Guldager.
Eventuel formue overføres til andet lokalhistorisk arbejde efter godkendelse i Esbjerg Byråd.
§ 15: Vedtægterne træder i kraft umiddelbart efter vedtagelsen. Medlemsskab af SLA kan først opnås, når disse vedtægter er godkendt af RAL og SLA, idet en sådan godkendelse er en forudsætning for medlemsskabet af disse sammenslutninger.
Vedtægtsændringer:
§ 16: Disse vedtægter kan ændres på forslag fra styrelsen.
Vedtægtsændringer skal godkendes af RAL og SLA samt Esbjerg Byråd.
